Od lutego 2026 musisz odbierać faktury z KSeF. Czy Twoja firma jest gotowa?

Już za kilka tygodni Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym elementem rzeczywistości podatkowej w Polsce. To jedna z największych reform w obszarze fakturowania, wprowadzająca jednolity sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur.

Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wdrażany etapami, jedno jest pewne:
od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą być gotowi na odbiór faktur w KSeF, niezależnie od wielkości firmy i poziomu sprzedaży.

Jeśli nie macie jeszcze zintegrowanego systemu, to zdecydowanie nie jest moment, by odkładać to dłużej.

Czym jest KSeF i co zmienia?

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, w którym faktury mają formę ustrukturyzowanych plików XML. System ten ma uprościć i ujednolicić obieg dokumentów oraz zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Najważniejsze korzyści KSeF:

• brak konieczności drukowania faktur,
• dostęp do faktur przez 10 lat bez własnego archiwum,
• szybsza wymiana danych między kontrahentami,
• skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Terminy wdrożenia: kto i od kiedy?

• od 1 lutego 2026 r.: podatnicy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł
• od 1 kwietnia 2026 r.: pozostali podatnicy
• do 31 grudnia 2026 r.: dodatkowe odroczenie dla najmniejszych firm (sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie udokumentowana fakturami poza KSeF)

Uwaga: niezależnie od powyższych terminów obowiązek odbioru faktur w KSeF obowiązuje wszystkich już od lutego 2026 r.

Nowe wyzwanie: faktury kosztowe już się „same” nie pojawią

W świecie KSeF to podatnik odpowiada za aktywne pobieranie faktur kosztowych. System Ministerstwa Finansów:

• nie wysyła powiadomień,
• nie ostrzega o nowych dokumentach,
• nie filtruje nadawców.

To rodzi realne ryzyka.

Ręczne logowanie do KSeF i sprawdzanie, czy pojawiły się nowe faktury to godziny pracy, której nie da się zeskalować, jest podatne na błędy przy sprawdzaniu KSeF – można przeoczyć jakąś fakturę. Generuje to ryzyko operacyjne, co prowadzi do opóźnień w płatnościach i problemów z rozliczeniem VAT. Dodatkowo faktury w KSeF pozbawione są kontekstu biznesowego, przez co wymagają ręcznego filtrowania i analizy. W przypadku masowego wystawienia fałszywych faktur na Twoją firmę, szybka weryfikacja ich zasadności staje się wyjątkowo trudna, dlatego warto sprawdzić, jak integracja automatyzuje ten proces i realnie Cię chroni.

Dlaczego integracja z KSeF to konieczność, a nie „opcja”?

Coraz więcej firm decyduje się na automatyczną integrację, która:

• regularnie odpytuje KSeF,
• pobiera wszystkie nowe faktury,
• porządkuje je i nadaje im kontekst,
• dostarcza informacje dokładnie tam, gdzie są potrzebne.

Jak działa automatyczny odbiór faktur? z Devapo KSeF Integrator
Ręczne logowanie i sprawdzanie faktur w KSeF jest czasochłonne. Dlatego Devapo KSeF Integrator został zaprojektowany, aby w pełni zautomatyzować odbiór i obieg faktur kosztowych.

Co umożliwia Devapo KSeF Integrator:

1. System w tle regularnie sprawdza KSeF i pobiera wszystkie nowe dokumenty.
2. Kategoryzuje faktury automatycznie przypisując dokumenty do utworzonych wcześniej kategorii np.: zaufani dostawcy, do akceptacji, czarna lista itp.
3. Powiadomienia tam, gdzie trzeba – informacje o nowych fakturach mogą trafiać do księgowości, dyrektora finansowego, systemów ERP.
4. Zyskujesz bezpieczeństwo i kontrolę. Masz pewność, że żadna faktura nie zginie, a dane trafiają dokładnie tam, gdzie są potrzebne.

Dzięki temu możliwe jest zbudowanie w pełni cyfrowego, bezpiecznego i automatycznego obiegu dokumentów kosztowych, zgodnego z nowymi wymaganiami KSeF.

Więcej o funkcjach i wdrożeniach Devapo KSeF Integratora znajdziesz na stronie: https://ksef.devapo.io

Kategoryzacja i powiadomienia to porządek zamiast chaosu

Samo pobranie faktur to dopiero początek. Kluczowa jest automatyczna kategoryzacja, która pozwala m.in.:

• oznaczyć faktury od zaufanych dostawców,
• wyłapać dokumenty o wysokiej wartości,
• blokować podejrzanych wystawców,
• kierować faktury do odpowiednich działów lub osób.

Połączone z elastycznymi powiadomieniami (e-mail, PDF, SFTP, webhook) daje to realną automatyzację:

• niskie kwoty → automatycznie do księgowości,
• wysokie kwoty → do akceptacji dyrektora finansowego,
• podejrzane faktury → alert natychmiastowy.