Zautomatyzowany obieg faktur kosztowych – jak działa Devapo Smarter?

Przetworzenie jednej faktury kosztowej może trwać kilka dni i kosztować firmę setki złotych. Dlaczego? Bo KSeF rozwiązuje tylko połowę problemu.

Dostawca wysyła plik XML, Ministerstwo Finansów nadaje numer identyfikacyjny i… to tyle. System nie poinformuje Cię o nowej fakturze, nie przypisze jej do działu IT ani MPK, nie sprawdzi, czy ktokolwiek ją zatwierdził. Twój dział księgowy musi sam regularnie odpytywać KSeF, otwierać XML-e, szukać kontrahentów w Excelu i pisać maile do odpowiednich działów. W dużej firmie to setki dokumentów miesięcznie — każdy bez kontekstu, bez przypisania, bez historii.

Stworzyliśmy na to konkretne rozwiązanie: moduł Faktury Kosztowe w platformie Devapo Smarter.

Na czym tak naprawdę polega automatyzacja obiegu faktur kosztowych?

To inteligentny, zautomatyzowany proces, który prowadzi fakturę „za rękę” – od momentu jej wpływu do firmy aż po bezpieczną archiwizację i przekazanie do systemu finansowo-księgowego.

Wiele osób myli automatyzację z przechowywaniem skanów na dysku sieciowym lub przesyłaniem PDF-ów mailem. To jednak tylko połowiczne rozwiązania – dokumenty co prawda są „cyfrowe”, ale proces pozostaje ręczny i podatny na błędy. Devapo Smarter idzie znacznie dalej. Moduł Faktury Kosztowe to inteligentna linia produkcyjna: gdy faktura trafia do systemu, ten dokładnie wie, co z nią zrobić – odczytuje dane, kieruje do właściwych osób, pilnuje terminów i dba o zgodność z przepisami.

Jakie wyzwania rozwiązuje moduł Faktury Kosztowe?

„Skąd przyszła ta faktura i gdzie teraz jest?”

Faktury wpływają różnymi kanałami – przez KSeF, mailem. Devapo Smarter oferuje automatyczny pobór dokumentów ze wszystkich źródeł jednocześnie, tworząc jedno, uporządkowane centrum zarządzania fakturami. Koniec z przeszukiwaniem skrzynek i segregatorów.

„Kolejna pomyłka przy przepisaniu NIP dostawcy…”

Ręczne wprowadzanie danych to źródło nieustających pomyłek. Moduł wykorzystuje OCR/AI o skuteczności 99%, który automatycznie i bezbłędnie odczytuje kluczowe dane z faktury – kwoty, daty, dane kontrahenta – uwalniając zespół od żmudnej i monotonnej pracy. A dodatkowo posiadając zbiór danych NIPów kontrahentów, może zaciągnąć z systemu więcej informacji, co pozwoli od razu zobaczyć od kogo jest faktura.

„Faktura czeka na akceptację, a termin płatności minął”

Opóźnienia w akceptacji to jeden z najpoważniejszych problemów w obiegu faktur. Devapo Smarter wdraża wielopoziomową akceptację z automatycznymi przypomnieniami i możliwością zatwierdzania dokumentów jednym kliknięciem – z dowolnego urządzenia, nawet ze smartfona.

„Kto ma zadekretować tę fakturę i na jaki MPK?”

Ręczna dekretacja pochłania czas i generuje błędy. Moduł oferuje automatyczną i inteligentną dekretację oraz przypisanie do MPK – system sam podpowiada lub automatycznie przypisuje właściwe konta i centra kosztów na podstawie wcześniejszych wzorców i reguł biznesowych.

„Musimy być gotowi na KSeF”

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur to wyzwanie dla wielu firm. Devapo Smarter zapewnia pełną integrację z KSeF, gwarantując zgodność z przepisami bez dodatkowego nakładu pracy po stronie księgowości.

„Kto miał dostęp do danych?”

Devapo Smarter zapewnia kontrola nad uprawnieniami i widoczność zmian każdej operacji. Wiesz dokładnie, kto, kiedy i co robił z danym dokumentem.

Z jakich kluczowych funkcji składa się moduł Faktury Kosztowe w Devapo Smarter?

Jak działa automatyczny odbiór faktur? z Devapo KSeF Integrator
Ręczne logowanie i sprawdzanie faktur w KSeF jest czasochłonne. Dlatego Devapo KSeF Integrator został zaprojektowany, aby w pełni zautomatyzować odbiór i obieg faktur kosztowych.

Dla kogo jest moduł Faktury Kosztowe Devapo Smarter?

Rozwiązanie sprawdzi się w każdej firmie, która przetwarza faktury kosztowe – niezależnie od branży i wielkości. Szczególne korzyści odczują organizacje, w których faktury wpływają wieloma kanałami jednocześnie, wolumen faktur jest duży, a proces akceptacji angażuje wiele osób i poziomów zarządzania.

Więcej o funkcjach i wdrożeniach Devapo KSeF Integratora znajdziesz na stronie: https://devapo.io/solutions/smarter