Faktury kosztowe w KSeF: Funkcje Devapo KSeF Integrator, których nie zapewnia sam KSeF

Cyfrowy obieg faktur to nie tylko ich wysyłanie czy odbieranie – to przede wszystkim proces. Szczególnie w przypadku faktur kosztowych, które wymagają akceptacji, dekretacji czy weryfikacji merytorycznej. KSeF (Krajowy System e-Faktur) dostarcza techniczne możliwości odbioru i archiwizacji faktur, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów operacyjnych. Dlatego wokół KSeF powstają aplikacje, które automatyzują rzeczywisty obieg dokumentów w firmie.

W tym artykule przyglądamy się, jak działa obsługa faktur kosztowych w aplikacji opartej na KSeF – Devapo KSeF Integrator– i jak uzupełnia ona braki w samym systemie państwowym.

Co daje KSeF w kontekście faktur kosztowych?

KSeF umożliwia:

• Pobranie faktury ustrukturyzowanej (XML) od kontrahenta, jeśli została wystawiona w systemie.
• Archiwizację faktur i dostęp do nich przez API.
• Identyfikację faktur kosztowych (czyli tych, w których odbiorcą jest firma użytkownika).

Ale na tym możliwości KSeF się kończą, a pułapek jest kilka. Nie ma żadnego procesu akceptacji, obiegu czy weryfikacji kosztów. A właśnie to stanowi kluczowy element zarządzania fakturami kosztowymi w organizacjach.

Podstawowe wyzwania w obsłudze faktur kosztowych z KSeF

Wejście w świat KSeF zmieniło zasady gry – firmy same muszą zadbać o regularne pobieranie faktur kosztowych. System Ministerstwa Finansów nie informuje o nowych dokumentach wystawionych przez kontrahentów, co rodzi realne ryzyka operacyjne.

• Ryzyko przeoczenia faktury – brak automatycznych powiadomień może prowadzić do opóźnień w płatnościach i napięć w relacjach z dostawcami.
  
• Wystawianie “fałszywych” faktur – KSeF pozwala każdemu wystawić dokument na znany NIP, co otwiera furtkę do nadużyć, spamu lub prób wyłudzeń.
• Ograniczona informacja w XML – faktury ustrukturyzowane często nie zawierają kluczowych danych operacyjnych, takich jak numer zamówienia, MPK czy osoba odpowiedzialna.

Aby skutecznie zarządzać tym nowym środowiskiem, aplikacja Devapo KSeF Integrator zapewnia narzędzia, które automatyzują pobieranie dokumentów, chronią przed niechcianymi fakturami i uzupełniają brakujące informacje, umożliwiając pełny kontekst w procesie akceptacji i dekretacji.

Co dodaje aplikacja Devapo KSeF Integrator?

a) Identyfikacja faktur kosztowych

Aplikacja automatycznie rozpoznaje faktury kosztowe na podstawie danych z KSeF – odbiorcą faktury jest firma użytkownika. Taka faktura trafia do odpowiedniego procesu – z możliwością konfiguracji kolejnych kroków workflow.

b) Proces akceptacji

Faktury kosztowe często wymagają zatwierdzenia przez jedną lub więcej osób:

• W zależności od kwoty,
• Jednostki organizacyjnej (MPK),
• Typu kosztu (np. marketing, IT, biuro),
• lub innych zdefiniowanych reguł.

Aplikacja Devapo pozwala na tworzenie elastycznych ścieżek akceptacji, które można konfigurować pod potrzeby konkretnej firmy.

c) Obsługa mobilna

Proces akceptacji faktur kosztowych może odbywać się również na urządzeniach mobilnych – użytkownik może zatwierdzić fakturę w aplikacji, będąc poza biurem. Przyspiesza to proces i eliminuje opóźnienia.

d) Dekretacja i integracja z ERP

Faktura kosztowa po akceptacji może być automatycznie zadekretowana (MPK, konta księgowe) i przesłana do systemu ERP. Można też przypisać ją do konkretnego projektu lub budżetu.

e) Sekretariat i automatyzacja

W wielu firmach faktury kosztowe trafiają najpierw do sekretariatu lub działu administracji. Aplikacja pozwala na automatyczne rozpoznawanie faktur z KSeF i przypisanie ich do odpowiednich procesów, bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych.

Faktury kosztowe – jak wygląda obieg w praktyce?

Proces obsługi faktury kosztowej w środowisku KSeF z wykorzystaniem aplikacji Devapo wygląda następująco:

1. Kontrahent wystawia fakturę – trafia ona do systemu KSeF.
2. KSeF nadaje numer KSeF fakturze – dokument staje się oficjalnie dostępny w systemie.
3. Integrator Devapo cyklicznie odpytuje KSeF – system sprawdza, czy pojawiły się nowe faktury kosztowe wystawione na daną firmę.
4. Pobranie nowej faktury z KSeF – integrator automatycznie pobiera dokument XML.
5. Automatyczna kategoryzacja – faktura jest rozpoznawana jako kosztowa i przypisywana do odpowiedniego procesu (np. akceptacja, dekretacja).
6. Przygotowanie powiadomienia – system generuje informację o nowej fakturze zgodnie z wcześniej skonfigurowaną metodą i formatem wysyłki.
7. Wysyłka powiadomienia wybranym kanałem – e-mail, aplikacja mobilna, powiadomienie webowe lub inne.
8. Odbiorca otrzymuje dokument – użytkownik odpowiedzialny za dalsze kroki wedle ustalonych reguł (np. kwota > 10 000 zł → CFO) otrzymuje informację zgodnie z ustalonym sposobem w celu dalszej akceptacji lub dekretacji)
9. Eksport do ERP – np. SAP, Enova, Comarch – rozwiązanie integruje się z każdym systemem księgowym.
10. Archiwizacja i audyt – pełna historia akceptacji i zmian.

Ten model pozwala w pełni zautomatyzować krytyczny etap obiegu faktur kosztowych – od ich pojawienia się w KSeF po zaangażowanie odpowiednich osób w firmie. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko przeoczenia faktur i zapewniamy płynność procesów księgowych oraz operacyjnych.