KSeF w praktyce: Devapo KSeF Integrator wystawianie faktury sprzedażowej

Od lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązywał wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Jak pokazuje najnowsze badanie Comarch, wiele firm wciąż nie jest świadomych specyfiki działania tego systemu. Tylko 56% ankietowanych wiedziało, że faktury sprzedażowe wystawione na firmy zagraniczne również trafiają do KSeF, a wydruk jednocześnie powinien zostać przekazany inną ścieżką do odbiorcy. Jedynie 45% zdawało sobie sprawę z ograniczeń w sprawdzaniu, czy odbiorca pobrał dokument z systemu.

Te braki w wiedzy pokazują, jak istotne jest posiadanie narzędzia, które nie tylko automatyzuje proces fakturowania, ale też edukuje i chroni przed błędami. Devapo KSeF Integrator został zaprojektowany właśnie z myślą o tych wyzwaniach.

Główne problemy, które trzeba rozwiązać

Przejście na KSeF niesie ze sobą fundamentalne zmiany w procesie fakturowania:

• Opóźnienia w wysyłce mogą bezpośrednio wpływać na płatności od klientów
• Data wystawienia faktury to teraz data jej zaakceptowania przez system KSeF, nie data utworzenia w firmowym systemie
• Sztywna struktura XML według schematu FA(3) nie toleruje najmniejszych błędów
• Niejasne komunikaty zwrotne z ministerstwa utrudniają szybkie naprawienie problemów.

Bezpieczeństwo przede wszystkim: dwuetapowy proces tworzenia i wysyłania faktury sprzedażowej

Kluczową innowacją w Devapo KSeF Integrator jest rozdzielenie tworzenia faktury od jej wysyłki. Ten dwuetapowy proces to nasza odpowiedź na ryzyko odrzuceń i opóźnień.

Etap 1: Tworzenie wersji roboczej z walidacją pre-send

Podczas tworzenia nowej faktury w przejrzystym formularzu webowym, system automatycznie przeprowadza walidację pre-send. To oznacza, że sprawdzamy zgodność dokumentu z wymogami KSeF jeszcze przed wysyłką. Jeśli wykryjemy błąd – brakujący NIP, nieprawidłowy format daty lub inne niezgodności – otrzymujecie jasny, zrozumiały komunikat wskazujący dokładnie, co trzeba poprawić.

To nasza tarcza ochronna przed odrzuceniami z KSeF.

Etap 2: Wysyłka do KSeF i automatyczny odbiór UPO

Gdy wersja robocza jest poprawna, wystarczy jedno kliknięcie – “Wyślij do KSeF”. Nasza platforma zajmuje się całą komunikacją z systemem ministerstwa, a po pomyślnym przyjęciu faktury automatycznie pobiera i przechowuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Dokument ten jest trwale powiązany z fakturą i stanowi niepodważalny dowód jej prawidłowego złożenia.

Masowe fakturowanie wsadowe

Firmy wystawiające setki lub tysiące faktur miesięcznie potrzebują bardziej zaawansowanych narzędzi. W planach Pro i Enterprise oferujemy potężne przetwarzanie wsadowe.

Proces jest prosty:

1. Przygotowanie danych w pliku CSV lub Excel według naszego szablonu
2. Załadowanie pliku i uruchomienie zadania w aplikacji webowej
3. Monitorowanie w czasie rzeczywistym – na pulpicie widać postęp wysyłki, liczbę sukcesów i szczegóły ewentualnych błędów

Korekty faktur – koniec z komplikacjami

KSeF wprowadza nowe zasady korygowania faktur, znosząc możliwość wystawiania not korygujących przez nabywcę. Nasz “Kreator Faktur Korygujących” automatyzuje te skomplikowane procedury.

Szczególnie przydatny jest w przypadku korekty błędnego NIP-u nabywcy. Zgodnie z wytycznymi ministerstwa, wymaga to dwóch operacji: korekty “do zera” na błędny NIP i wystawienia nowej, poprawnej faktury. Nasz kreator wykonuje obie czynności automatycznie po wprowadzeniu poprawnych danych.

Pełna integracja przez API

Wszystkie funkcjonalności są dostępne również przez kompleksowe API, co pozwala na:

• Monitorowanie statusu zadań
• Tworzenie wersji roboczych (POST /draft)
• Zarządzanie procesami wsadowymi (POST /invoice/batch)
• Pobieranie dokumentów UPO (GET /invoice/{invoiceId}/upo)