Automatyczne zastępstwa, delegacje i zarządzanie umowami – czyli jak backoffice może odetchnąć z ulgą

Większość platform do obiegu dokumentów kręci się wokół jednego tematu: faktur. Tymczasem Devapo Smarter to znacznie więcej niż narzędzie do przetwarzania faktur kosztowych (chociaż z tym też się rozprawiamy: Zautomatyzowany obieg faktur kosztowych.

Poznaj funkcje naszej platformy Devapo Smarter, które potrafią realnie zmienić codzienną pracę działów HR, administracji i kadry zarządzającej.

Problem, który wszyscy znają, ale mało kto rozwiązał: nieobecności i zastępstwa

Sytuacja znana każdej firmie: kluczowy menedżer wyjeżdża na urlop, a w systemie wisi kilkanaście dokumentów czekających na jego akceptację. Kto przejmuje zadania? Kto wie, że w ogóle na kogoś czekają? Zazwyczaj kończy się to opóźnieniami i frustracją pracowników, a co gorsza klientów.

Devapo Smarter rozwiązuje ten problem autorskim modułem automatycznych zastępstw.

Jak to działa w praktyce?

Zastępstwo może być ustalone przez samego pracownika, jego przełożonego lub administratora systemu. Jeśli firma korzysta z np. SAP HR (choć integrujemy się ze wszystkim, dając także do wyboru nasze rozwiązanie), daty urlopów są zaciągane automatycznie – bez żadnego ręcznego wprowadzania. W momencie nieobecności system sam przekierowuje zadania do wyznaczonego zastępcy, uwzględniając przy tym hierarchię organizacyjną i kompetencje danej osoby. Po powrocie pracownika zadania wracają do pierwotnego właściciela, a cała historia działań podjętych przez osobę zastępującą pozostaje dostępna w systemie.

To podejście eliminuje jedno z najczęstszych wąskich gardeł w firmach: sytuację, w której proces staje w miejscu tylko dlatego, że jedna osoba wzięła wolne.

Delegacje bez stosu papierów

Rozliczanie delegacji to jeden z tych procesów, które – choć z pozoru proste – potrafią generować zaskakująco dużo pracy administracyjnej. Wnioski, paragony, weryfikacja limitów, akceptacja przełożonego, przekazanie do księgowości… każdy krok to potencjalny moment, w którym coś może utknąć.

Moduł delegacji w Devapo Smarter digitalizuje cały ten łańcuch. Pracownik składa wniosek bezpośrednio w systemie, który automatycznie weryfikuje, czy wnioskowane koszty mieszczą się w obowiązujących limitach. Akceptacja odbywa się online, a historia delegacji jest zawsze dostępna – zarówno dla pracownika przez portal samoobsługowy, jak i dla działu HR czy finansów.

Efekt? Mniej emaili z pytaniem „gdzie jest mój wniosek”, mniej ręcznego sprawdzania limitów i znacznie krótszy czas od złożenia wniosku do jego rozliczenia.

Umowy pod kontrolą – od podpisania do archiwizacji

Zarządzanie umowami to obszar, w którym wiele firm wciąż polega na folderach na dysku sieciowym i kalendarzu z ręcznie wpisanymi datami wygaśnięcia. Ryzyko jest oczywiste: przegapiony termin odnowienia, brak informacji o tym, która wersja dokumentu jest aktualna.

Smarter proponuje kompleksowe podejście do cyklu życia umowy. Platforma obsługuje tworzenie dokumentów, zarządzanie wersjami i aneksami, śledzenie zgodności z przepisami oraz bezpieczne archiwum oparte na IBM FileNet – jednym z wiodących systemów klasy ECM (Enterprise Content Management) na świecie.

Warto też wspomnieć o integracji z podpisem elektronicznym. Devapo Smarter łączy się z KIR Szafir – certyfikowanym dostawcą kwalifikowanych usług podpisu elektronicznego zatwierdzonym przez Ministra Cyfryzacji w Polsce. Klucz prywatny użytkownika przechowywany jest przez KIR przy użyciu urządzeń spełniających wymagania europejskiego rozporządzenia eIDAS. Oznacza to, że umowy podpisane w systemie mają pełną moc prawną – bez drukowania, skanowania i wysyłania kurierem.