Przepływ dokumentów
Wstęp
Firma działająca w branży produkcji żywności, postanowiła zoptymalizować i usprawnić procesy związane z obiegiem dokumentów, w szczególności kosztowych i inwestycyjnych. Dedykowane rozwiązanie zostało przez nas stworzone na technologii IBM Business Automation Workflow (BAW).
Wstęp
Potrzeba klienta
Głównym założeniem było stworzenie kompleksowego rozwiązania do obsługi obiegu dokumentów. Zależało nam nie tylko na skróceniu czasu przetwarzania dokumentów, ale także na integracji z istniejącymi systemami finansowymi i ERP, aby maksymalnie zautomatyzować procesy biznesowe oraz pracę użytkowników końcowych.
Nasze podejście do projektu
01
Obsługa dokumentów kosztowych
Tworząc rozwiązanie dla obsługi dokumentów kosztowych, zapewniliśmy klientowi automatyzację obiegu faktur poprzez tworzenie reguł. Usprawniło to proces i pozwoliło zachować płynność działania firmy przy jednoczesnym minimalizowaniu potencjalnych błędów.
Skupiliśmy się na optymalizacji skomplikowanego procesu decyzyjnego przy rozliczaniu kosztów, co dzięki dodatkowej integracji różnych systemów i aplikacji usprawniło ten etap.
02
Obieg dokumentów inwestycyjnych
Przy pracy nad obiegiem dokumentów inwestycyjnych, podzieliliśmy procesy na dwa strategiczne etapy. Pierwszy to możliwość składania zapotrzebowań inwestycyjnych, a drugi to rozliczenie za pomocą faktury inwestycyjnej.
Procesy przygotowaliśmy w taki sposób, aby uwzględniały różne scenariusze biznesowe w zależności od rodzaju i kwoty zapytania. Podczas wdrażania konieczne było zintegrowanie rozwiązania z istniejącymi systemami, takimi jak ERP czy wewnętrznym systemem służącym do Zarządzania Projektami. To umożliwiło płynne przepływy informacji między platformami, co znacząco zwiększyło efektywność procesów. Efektem było precyzyjne i automatyczne wstawianie danych np. kontrahenta czy do rozliczenia.
W projekcie wprowadziliśmy etapowe zatwierdzanie i przeglądanie dokumentów. Osoby decyzyjne na danym etapie mają możliwość akceptacji poszczególnych kroków, co bardzo skraca czas potrzebny na przejście procesu od początku do końca zachowując pełną historię zmian oraz podjętych akcji w ramach zadania.
Jednym z kluczowych aspektów rozwiązania była jego skalowalność. Nasz klient w grupie kapitałowej posiada wiele spółek, przez co rozwiązanie tworzyliśmy z myślą, aby było łatwe w konfiguracji. W ten sposób możliwe jest utrzymanie rozwiązania w całym ekosystemie organizacji. Proces dodawania nowych firm przygotowaliśmy w taki sposób, aby był łatwy i szybki, a pierwsze wdrożenie produkcyjne było możliwe już w kilka dni.
Dla ułatwienia pracy zespołu klienta przygotowaliśmy materiały szkoleniowe, gwarantując, że użytkownicy systemu będą zaznajomi z nowym systemem i wykorzystają wszystkie potrzebne funkcje do codziennej pracy.
Porozmawiajmy o tym, jak możemy usprawnić Twoją pracę
Technologia
Projekt został stworzony przy użyciu IBM BAW, z wykorzystaniem BlueWorksLive, w którym przygotowaliśmy mapę docelowych procesów biznesowych. Filenet został wykorzystany do przechowywania dokumentów elektronicznych, a AppConnect pozwalało nam łatwo łączyć się z różnymi aplikacjami w celu integracji systemów. Graficzny interfejs użytkownika, został wizualnie dostosowany do brandingu klienta.
Podczas implementacji obiegu inwestycyjnego nasz zespół inżynierów napotkał na wyzwania związane głównie z odwzorowaniem logiki złożonych procesów. Finalnie po zaledwie 3.5 miesiąca projekt był przygotowany do testów akceptacyjnych po stronie klienta.
Wyniki
Efektem prac było usprawnienie całego procesu fakturowania, od wysłania faktury na maila przez użycie mechanizmu OCR w celu odczytania plików, aż po przekazanie danych do wdrożonego obiegu dokumentów, co znacznie skróciło czas rozliczeń.
Z kolei proces od złożenia zapotrzebowania do akceptacji lub odrzucenia dokumentów inwestycyjnych został zredukowany z 7-9 dni do finalizacji w maksymalnie 24h – 2 dni.
Zastosowanie IBM BAW oraz dokładne dostosowanie rozwiązania do unikalnych potrzeb biznesowych klienta, pozwoliło firmie osiągnąć znaczącą poprawę w efektywności procesów związanych z obiegiem dokumentów. Skrócony czas przetwarzania, integracja z istniejącymi systemami oraz skalowalność rozwiązania przyczyniły się do zwiększenia decyzyjności, efektywności uszczelnienia procesów, co finalnie przekłada się na realne oszczędności finansowe
Pozwól nam przyspieszyć Twoją pracę!
Nie wszyscy zwracają uwagę na szczegóły, ale my tak.
Our client opinion
Zespół Devapo wykazuje się doskonałymi umiejętnościami miękkimi, takimi jak komunikacja, umiejętność rozwiązywania problemów, elastyczność i zaangażowanie. Zawsze są gotowi wysłuchać naszych potrzeb i dostosować się do naszych wymagań.
Jesteśmy zadowoleni z dotychczasowego przebiegu współpracy i z przyjemnością rekomenduję Devapo Sp. z o.o. jako zaufanego partnera w zakresie usług IT. Są gotowi sprostać najbardziej wymagającym oczekiwaniom i zapewnić profesjonalne wsparcie na każdym etapie projektu.
Dyrektor IT, Arkadiusz Jagodziński
Others Case Studies
SmartERP
Back Office Process Management tool
Azerbaijan’s largest bank
Product’s Digital transformation
Communication and Management
Integration platform